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Documentos digitais aumentam a necessidade de segurança
19/04/2021 07:53

Quando em março de 2020 o país entrou em confinamento, ninguém sabia ao certo que passados 13 meses o teletrabalho continuaria a ser uma realidade para milhares de empresas.

Muitos negócios não pararam porque se adaptaram como puderam a esta realidade. Não foram só as reuniões que foram desmaterializadas para serem efetuadas virtualmente. Muitas empresas foram confrontadas com a necessidade de desmaterializar processos, documentos e reconhecer assinaturas digitalmente.

Para ajudar as empresas a responder a estas necessidades, a DigitalSign disponibiliza soluções que preenchem as necessidades de qualquer empresa que tenha a necessidade de assinar e partilhar documentos, tais como contratos de trabalho, propostas comerciais ou qualquer outro tipo de contrato, de uma forma rápida e segura.

A direção da DigitalSign, Fernando Moreira, administrador; Álvaro Matos, diretor geral; Miguel Cruz, diretor comercial; Serafim Gomes, diretor de desenvolvimento e Aníbal Leite, diretor de infraestrutura, explicam nesta entrevista o que fazem e de que forma as suas soluções ajudam as PME e as grandes empresas neste particular momento que se vive de transformação digital.

Quem é a DigitalSign?

É um prestador de serviços de confiança, qualificado e credenciado ao nível da União Europeia. Ao longo de 20 anos temos vindo a implementar, no setor público e privado, projetos de elevada qualidade e impacto, permitindo aos nossos clientes criar novos modelos de negócio de forma completamente segura e com enormes benefícios.

É nosso objetivo facilitar toda a desmaterialização de documentos, o que implica na maioria dos casos o uso de assinaturas eletrónicas, mas também plataformas de assinaturas, preservação no longo prazo dos documentos, e a gestão de todo o ciclo de vida do documento.

Que apoios dão as empresas nesta transição digital que o mercado atravessa?

Neste momento, qualquer empresa que tenha a necessidade de assinar e partilhar documentos, tais como contratos de trabalho, propostas comerciais ou qualquer outro tipo de contrato, pode contar com a nossa tecnologia.

Estamos a apoiar grandes organizações (governos, empresas públicas e privadas) em toda a Europa nesta resposta global à covid-19, em que o trabalho remoto se assume como o novo normal.

A oferta de produtos e serviços para apoiar esta transição digital acelerada como as plataformas de assinaturas, as múltiplas formas de assinaturas eletrónicas, a gestão do ciclo de vida dos documentos e o suporte à faturação eletrónica são alguns exemplos do apoio da DigitalSign à transição digital em curso.

Que impacto têm as soluções da DigitalSign nas empresas?

Hoje em dia as empresas que iniciaram o seu caminho na desmaterialização de processos já não querem voltar atrás. A pandemia marcou um antes e um depois, ou seja, quem assina documentos de forma eletrónica não pretende voltar a assinar documentos em papel, a simplicidade da sua utilização e o valor legal associado a assinaturas eletrónicas qualificadas garantem a confiança e a segurança necessárias à desmaterialização dos processos, reduzindo custos e acelerando muito o fecho dos contratos.

Destacamos o lançamento em 2020 da plataforma SigningDesk, que veio permitir às PME e grandes empresas assinar documentos e contratos de forma rápida, segura e 100% online, pois uma assinatura baseada em papel não é viável num ambiente digital.

O próprio Estado, ao implementar a legislação europeia que estabelece a obrigatoriedade da faturação eletrónica na contratação pública, exigindo a aposição de uma assinatura qualificada nesse processo, adota claramente uma estratégia de transformação digital segura, permitindo agilizar o processo de faturação e reduzir custos às empresas com a adoção da fatura eletrónica.

Para que a redução de custos seja uma realidade total, tem de ser permitido às empresas escolherem a forma de envio das suas faturas eletrónicas, devendo os organismos públicos estar preparados com múltiplos canais que permitam a sua receção, desde o simples e-mail, protocolo FTP, até ligações a plataformas de faturação eletrónica – todos são válidos e a livre escolha aumenta a oferta, reduz os custos e otimiza o relacionamento das PME com o Estado.

Quais as vantagens da utilização de certificados qualificados na faturação eletrónica?

Devido à tecnologia cloud e à validação de identidade por videoconferência, os certificados digitais qualificados são cada vez mais fáceis de usar e permitem uma forte redução de custos, eliminando papel e custos de envio.

Uma fatura eletrónica mantém o seu valor legal, sendo todo o seu ciclo de vida digital e por questões de segurança tem de ser garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo da fatura, através da utilização de um selo eletrónico qualificado, ou certificado digital qualificado, tal como disponibilizado no nosso cartão do cidadão ou CMD.

Esta medida visa evitar fraudes, como infelizmente acontece, com o conhecido esquema de carrossel do IVA na União Europeia. Esta tecnologia assegura que uma entidade pública (B2G) ou um consumidor (B2C), após rececionar a fatura eletrónica, tem ao seu dispor a possibilidade de verificar online e gratuitamente que a mesma não foi adulterada ou que não se trata de um esquema fraudulento.

Com as faturas eletrónicas assinadas/seladas, além de garantir autenticidade e integridade, estamos a permitir que o lançamento na contabilidade seja feito de forma automática, pois os campos da fatura no formato XML estão normalizados, poupando tempo e recursos públicos.

No meio da atual pandemia, qual foi a aceitação das empresas à adoção destas alterações na faturação eletrónica?

O Estado esteve bem em não recuar nas medidas tomadas de transição digital durante esta pandemia e muitos organismos públicos, por força da pandemia e de racionalização de meios, anteciparam-se aos prazos definidos em lei e o mesmo ocorreu do lado dos emissores e das software houses, que aderiram de forma até inesperada aos novos formatos das faturas eletrónicas e à necessidade de assinar as mesmas de acordo com o previsto em lei e bem explicitado no comunicado do GNS da presidência do Conselho de Ministros.

Importa contudo referir que a utilização de um selo/assinatura qualificada não se restringe apenas à utilização em contexto de faturação eletrónica, são conhecidos publicamente relatos e advertências de grandes empresas nos seus sites para fraudes envolvendo as suas faturas eletrónicas e outros documentos, pelo que o selo eletrónico nas faturas e em todos os documentos produzidos pela empresa é a forma adequada para garantir a autenticidade das informações e prevenir a fraude aos seus clientes.

Temos mais de 100 parceiros que colaboram diariamente connosco e têm vindo a registar a rápida e massiva adesão dos seus clientes ao selo eletrónico qualificado, algo notável no meio de uma pandemia e que confirma a nossa capacidade de rápida adaptação a novas tecnologias.